Importar o editar artículos en grupo en el Panel de Datos Square
Acerca de la importación en grupo de artículos
Si quieres agregar varios artículos a tu catálogo a la vez, puedes usar la herramienta de importación de artículos de Square para realizar adiciones o cambios en grupo en tu catálogo con una hoja de cálculo. La funcionalidad de importación es útil si tienes un gran catálogo de artículos, en lugar de ingresar o actualizar manualmente los artículos uno por uno. La herramienta de importación se puede usar para cargar tu catálogo por primera vez, así como para hacerle cambios o transferirlo a otra cuenta de Square.
Antes de comenzar
Puedes importar artículos en grupo en el Panel de Datos Square en una computadora portátil o de escritorio.
Si estás utilizando la herramienta de importación para realizar cambios en un catálogo de artículos existente, te recomendamos exportar una copia de tu catálogo y guardar un archivo independiente antes de continuar. De esta manera, siempre puedes revertir al surtido anterior si tienes algún problema o si pierdes alguna información.
Paso 1. Descarga la plantilla de tu surtido
Cuando descargas tu plantilla de surtido de artículos, el archivo de Excel se formatea para texto, no para números. Si deseas utilizar el archivo exportado del surtido de artículos para realizar funciones de números, debes cambiar el archivo descargado a un formato numérico.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Artículos y pedidos > Artículos.
- Haz clic en el menú desplegable Acciones > luego, haz clic en Exportar surtido.
- Haz clic en Exportar para descargar la plantilla y el archivo de Excel (.xlsx) se descargará automáticamente en tu escritorio.
- Abre el archivo descargado. El archivo tendrá el título ‘template-YYYY-MM-DD-XXXX.xlsx’.
- Consulta las instrucciones en la parte superior del archivo y el texto de ejemplo sobre cada campo de columna para comenzar a editar.
Antes de exportar tu surtido, actualiza los filtros para mostrar qué artículos te gustaría exportar. La exportación solo incluirá los artículos que estás viendo actualmente.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Artículos y pedidos > Artículos.
- Haz clic en el menú desplegable Acciones > luego, haz clic en Exportar surtido.
- Elige exportar Todos los artículos, Artículos que coincidan con los filtros aplicados o Plantilla de importación en blanco.
- Elige entre un archivo en formato Excel o CSV (te recomendamos que descargues el archivo en formato Excel (.xlsx))
- Haz clic en Exportar. Se descargará una hoja de cálculo en tu computadora.
Paso 2. Transferir artículos de una cuenta de Square a otra (opcional)
Este paso es solo para vendedores de Square que buscan transferir artículos entre cuentas de Square. Si esta no es tu intención, ve directamente al Paso 3.
Si has creado una nueva cuenta de Square y deseas copiar los artículos de una cuenta de Square existente a la nueva, puedes usar la herramienta Importar/Exportar, aunque deberás realizar algunos pasos adicionales.
Una vez que hayas descargado el archivo Excel, tendrás que hacer un par de cambios antes de transferir tus artículos a una segunda cuenta.
Eliminar tokens específicos de sucursal
La primera columna de tu hoja de cálculo Excel mostrará un token. Los tokens son etiquetas únicas creadas por Square para cada variante de precio de artículo. Para transferir artículos a una nueva cuenta, el campo del token debe estar vacío.
No elimines toda la columna. La columna Token y el encabezado de la columna Token son necesarios para realizar la importación correctamente.
Editar los nombres específicos de la sucursal
Si tu nueva cuenta contiene diferentes nombres de sucursales, deberás actualizar los nombres de las sucursales en los encabezados específicos de la sucursal para coincidir con los nombres de la nueva sucursal. Si no utilizas Control de inventario, muchos de los valores de la celda pueden estar en blanco y los puedes dejar así.
Si la cuenta desde la cual estás copiando contiene:
más sucursales que la cuenta nueva, no tienes que quitar las columnas específicas de cada sucursal adicional. Las columnas adicionales se ignorarán.
menos sucursales que la cuenta nueva, debes agregar más columnas específicas de cada sucursal para que coincidan. La única columna específica para la sucursal que deben tener todas las sucursales es la columna de “Sucursal activada”. Las demás columnas específicas de la sucursal son opcionales.
Paso 3. Actualiza la hoja de cálculo del surtido de artículos
Al editar el archivo Excel (.xlsx), te recomendamos usar la versión más actualizada de tu programa para hojas de cálculo.
- Actualiza las columnas de la plantilla con la información de los artículos. Al editar la plantilla:
- No puedes crear o actualizar un tipo de unidad o una precisión de unidad desde tu hoja de cálculo de Excel, solo aparecerá la opción de seleccionar una de las unidades existentes en el menú desplegable de la celda.
- No modifiques ninguna información en la columna Token.
- No reordenes ni elimines ninguna columna. Si cambias las columnas, se producirá un error al importar el surtido al Panel de Datos.
- Si dejas el campo Categoría en blanco, el artículo aparecerá como Sin categorizar en el Surtido de artículos del Panel de Datos.
- Cualquier valor nuevo que ingreses en la columna Categoría creará nuevas categorías en el Surtido de artículos del Panel de Datos.
- Si dejas el campo Precio en blanco o escribes Variable creará un artículo de precio variable.
- Si dejas el campo Grupo de modificadores, el modificador estará desactivado de forma predeterminada. Coloca una “Y” en el campo Grupo de modificadores correspondiente para aplicar un modificador determinado a un artículo.
- Todo cambio en la columna Cantidad nueva sustituirá la cantidad existente del artículo en cuestión. Si ingresas un 0 en la columna Cantidad nueva, el inventario del artículo en cuestión para la sucursal correspondiente se cambiará a 0.
- Puedes asignar un precio, un conteo de artículos en existencia o una disponibilidad a una sucursal específica si estableces valores en las columnas de sucursal específica.
- Los artículos que usen el formato de texto enriquecido tendrán etiquetas HTML incluidas en las descripciones de los artículos en el archivo exportado (las etiquetas HTML son pequeñas partes de código, como “</p>” y “</br>”).
- Cuando hayas terminado de editar tu surtido, guarda el archivo Excel en tu computadora.
La siguiente información solo se aplica si importas artículos con un archivo CSV y no Excel (.xlsx).
No puedes crear o actualizar un tipo de unidad o una precisión de unidad desde tu archivo CSV. Si estás usando un archivo CSV, deberás ingresar manualmente la unidad y la precisión. Asegúrate de ingresar el nombre y la precisión del tipo de unidad completos; no uses abreviaturas, pues la celda marcará error.
Si bien es posible importar los datos del CSV a una hoja de cálculo, si el surtido de artículos contiene SKU no se abrirá el archivo CSV directamente, ya que algunos editores de hojas de cálculo modificarán los SKU de formas inesperadas. Específicamente, pueden eliminar los ceros iniciales o convertirlos a otro formato.
Si tienes SKU en tu archivo CSV, abre los datos en Microsoft Excel o Google Sheets para asegurarte de que no existan errores en tu archivo.
Paso 4. Carga tu surtido de artículos actualizado
Una vez que termines de actualizar tu archivo, puedes importar la hoja de cálculo al Panel de Datos Square para actualizar el Surtido de artículos. Antes de cargar el archivo actualizado:
Asegúrate de que las siguientes columnas obligatorias estén en Excel (.xlsx) o CSV: Nombre del artículo, Nombre de la variante, Descripción y SKU. Si tienes más de una sucursal, la columna [Nombre de sucursal] activada también es obligatoria.
Asegúrate de que la columna Impuestos tenga el formato de encabezado requerido, que incluye el valor de porcentaje de impuestos en paréntesis dentro del encabezado. Por ejemplo: “Impuestos - ventas (7%)”.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Artículos y pedidos > Artículos.
Haz clic en el menú desplegable Acciones > luego, haz clic en Importar surtido.
Arrastra y suelta el archivo actualizado en el área del cuadro de carga o haz clic en Examinar archivo para seleccionar la hoja de cálculo. Haz clic en Siguiente.
Se te pedirá que hagas coincidir las columnas del documento con los atributos del artículo (nota: Si no cambiaste los nombres de las columnas en el archivo descargado de Square, los atributos del producto deberían emparejarse automáticamente). Confirma que cada atributo de artículo coincida con la columna correcta y después haz clic en Siguiente.
El proceso de importación puede tardar unos minutos. Si no recibiste un mensaje de error, tu surtido de artículos se importó correctamente.
Si la importación no se realiza correctamente, es posible que tu archivo tenga errores que deban resolverse antes de que puedas terminar de cargarlo. Si tu archivo tiene errores, puedes optar por aceptar actualizaciones automáticas para arreglarlo u optar por corregirlo manualmente y volver a cargarlo.