Importar articles en bloc des del Tauler de control de Square
Quant a la importació en bloc d’articles
Si vols afegir diversos articles al catàleg alhora, pots fer servir l’eina d’importació d’articles de Square per fer addicions o canvis en bloc al catàleg mitjançant un full de càlcul. La funció d’importació és útil si tens un catàleg d’articles gran, per no haver d’introduir-los o modificar-los manualment un per un. L’eina d’importació es pot fer servir per penjar el catàleg per primera vegada, fer-hi canvis o transferir-lo a un altre compte de Square.
Abans de començar
Pots importar articles en bloc des del Tauler de control de Square amb un navegador web o un ordinador portàtil o de sobretaula.
Si fas servir l’eina d’importació per modificar un catàleg d’articles existent, et recomanem que n’exportis una còpia i la desis com a un altre fitxer abans de continuar. D’aquesta manera, sempre pots tornar a la col·lecció anterior si tens cap problema o perds qualsevol dada.
Pas 1. Descarrega la plantilla de la col·lecció
Quan baixes la plantilla de la col·lecció d’articles, el fitxer es mostra en un format de text, no numèric. Si vols fer servir la plantilla per fer funcions numèriques, l’has de passar a un format numèric.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Articles.
- Obre el menú desplegable Accions i selecciona Exporta la col·lecció.
- Fes clic a Importa la col·lecció en blanc per descarregar la plantilla.
- Fes clic a Exporta per descarregar la plantilla. El fitxer d’Excel (.xlsx) es descarregarà automàticament a l’escriptori.
- Obre el fitxer. El fitxer tindrà el nom «template-AAAA-MM-DD-XXXX.xlsx».
- Revisa les instruccions a la part superior del fitxer i el text d’exemple que hi ha a sobre de cada camp de columna per començar a fer-hi canvis.
Abans d’exportar-la, ajusta els filtres en funció dels articles que vulguis incloure. El document només inclourà els articles que es mostren en aquest moment.
- Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Articles.
- Obre el menú desplegable Accions i selecciona Exporta la col·lecció.
- Tria una de les opcions següents: Tots els articles o Articles que coincideixin amb els filtres aplicats.
- Selecciona si vols descarregar el fitxer en format Excel (.xlsx) o CSV. Et recomanem la primera opció.
- Fes clic a Exporta. Es descarregarà un full de càlcul a l’ordinador.
Pas 2. Transfereix articles entre comptes de Square (opcional)
Aquest pas és només per als venedors de Square que vulguin transferir articles entre comptes de Square. Si no és el teu cas, ves directament al tercer pas.
Si has creat un compte de Square nou i vols transferir-hi articles d’un compte de Square anterior, pots fer servir l’eina d’importació/exportació, però calen passos addicionals.
Un cop hagis descarregat el fitxer d’Excel, hauràs de fer un parell de canvis abans de transferir els articles al teu altre compte.
Elimina els identificadors específics dels punts de venda
Els identificadors són etiquetes úniques creades per Square per a cada variant d’article. Per transferir articles a un compte nou, el camp de l’identificador ha d’estar en blanc.
No eliminis la columna sencera. La columna Identificador i la capçalera de la columna Identificador són necessàries per poder fer la importació.
Modifica els noms específics dels punts de venda
Si el teu compte nou conté diversos punts de venda, hauràs de modificar-ne els noms en les capçaleres específiques perquè coincideixin amb els noms dels punts de venda nous. Si no fas servir la gestió de l’inventari, pot ser que molts dels valors de les cel·les es mostrin en blanc; els pots deixar així.
Si el compte del qual estàs transferint les dades conté:
Més punts de venda que el compte nou: no cal que eliminis les columnes específiques de cada punt de venda. S’ignoraran les columnes de més.
Menys punts de venda que el compte nou: has d’afegir columnes específiques per a cada punt de venda perquè coincideixin. L’única columna específica per als punts de venda que cal que tinguin tots és la de Punt de venda habilitat. Les altres són opcionals.
Pas 3. Modifica el full de càlcul de la col·lecció d’articles
Quan modifiquis el fitxer d’Excel (.xlsx), et recomanem que facis servir la versió més recent del programa de fulls de càlcul.
- Modifica les columnes de la plantilla amb la informació dels teus articles. A l’hora de fer canvis a la plantilla:
- No pots crear ni modificar un tipus d’unitat o els decimals d’una unitat des del full de càlcul d’Excel. Només tindràs l’opció de seleccionar una de les unitats existents al menú desplegable de cel·les.
- No canviïs res de la columna Identificador.
- No suprimeixis ni tornis a ordenar cap columna. Si canvies les columnes, es produirà un error en importar la col·lecció al Tauler de control.
- Si deixes el camp Categoria en blanc, l’article es mostrarà com a Sense categoria a la col·lecció d’articles del Tauler de control. Si tornes a importar un article existent que ja pertany a una categoria i deixes el camp Categoria en blanc, l’article no s’eliminarà de la categoria a la qual pertany.
- Els valors nous que introdueixis a la columna Categoria crearan categories noves a la col·lecció d’articles del Tauler de control.
- Si deixes el camp Preu en blanc o hi escrius Variable, crearàs un article de preu variable.
- Si deixes el camp Conjunt de modificadors en blanc, es desactivarà el modificador per defecte. Posa una Y al camp Conjunt de modificadors corresponent per aplicar un modificador concret a un article.
- Tot canvi que es faci a la columna Nova quantitat substituirà la quantitat actual de l’article. Si introdueixes un zero a la columna Nova quantitat, l’inventari d’aquest article per a aquest punt de venda es posarà a zero.
- Pots assignar un preu, un recompte d’existències o una disponibilitat específics a un punt de venda. Per fer-ho, defineix els valors a les columnes específiques del punt de venda.
- Els elements que tenen un format de text enriquit tindran etiquetes HTML incloses en les descripcions de l’element al fitxer exportat (les etiquetes HTML són petits fragments de codi, com ara «</p>» i «</br>»).
- Quan hagis acabat de modificar la col·lecció, desa el fitxer d’Excel a l’ordinador.
La informació següent només s’aplica si s’importen articles amb un fitxer CSV i no un d’Excel (.xlsx).
No pots crear ni actualitzar els tipus d’unitat ni els decimals des dels fitxers CSV. Per tant, hauràs d’introduir aquesta informació manualment. Introdueix els decimals i el tipus d’unitat complets, ja que qualsevol abreviatura provocarà un error.
Tot i que pots importar les dades CSV a un full de càlcul, si la col·lecció d’articles conté SKU, no obris el fitxer CSV directament, ja que alguns editors de fulls de càlcul podrien modificar-los. Concretament, poden eliminar els zeros inicials o convertir-los a un altre format.
Si el fitxer CSV conté SKU, obre’l amb Microsoft Excel o Fulls de càlcul de Google per assegurar-te que no hi hagi errors.
Amb l’eina d’importació d’articles de Square, pots afegir o eliminar articles de diverses categories o subcategories. Per fer-ho:
Afegeix un article a diverses categories de la columna Categories separant-les amb una coma.
Per exemple, pots afegir un article que es digui «Dessuadora amb logotip» a dues categories, Novetats i Dessuadores, escrivint: Novetats, Dessuadores.
| Nom de l’article: | Categories |
|---|---|
| Dessuadora amb logotip | Novetats, Dessuadores |
Per afegir un article a una subcategoria de la columna Categories, només cal que n’incloguis la categoria amb el símbol >.
Per exemple, pots afegir un article que es digui «Gorra de beisbol» a una subcategoria d’accessoris per a dones anomenada «Barrets i gorres» escrivint: Dona > Accessoris > Barrets i gorres.
| Nom de l’article: | Categories |
|---|---|
| Gorra de beisbol | Dona > Accessoris > Barrets i gorres |
Pots afegir articles a diverses categories, encara que una o més de les categories siguin una subcategoria.
Per exemple, pots afegir un article que es digui «Gorra de beisbol» a dues categories: (1) «Novetats» i (2) una subcategoria d’accessoris per a dona que es digui «Barrets i gorres» escrivint: Novetats, Dona > Accessoris > Barrets i gorres.
| Nom de l’article: | Categories |
|---|---|
| Gorra de beisbol | Novetats, Dona > Accessoris > Barrets i gorres |
Per afegir l’article «Gorra de beisbol» tant a una categoria principal com a una subcategoria, pots escriure: Dona > Accessoris, Dona > Accessoris > Barrets i gorres.
| Nom de l’article: | Categories |
|---|---|
| Gorra de beisbol | Dona > Accessoris, Dona > Accessoris > Barrets i gorres |
Si la categoria té una coma o un símbol > en el nom, fes servir la contrabarra () directament davant de la coma o el símbol > per indicar a la barra d’importació que el símbol forma part del nom de la categoria.
Comprendre la categoria dels informes
Les vendes del teu article s’atribuiran a la categoria corresponent a l’informe de vendes per categoria. Un article només pot tenir una categoria d’informes.
Si importes un article a la columna Categories i deixes el camp Categoria d’informes en blanc, Square defineix automàticament aquesta categoria com a Categoria d’informes de l’article. Aquesta categoria s’inclourà tant en el camp Categories com en el de Categoria d’informes per a aquest article en altres exportacions de la col·lecció d’articles.
De la mateixa manera, si importes un article amb la categoria d’informes definida i deixes el camp Categories en blanc, aquest últim també inclourà la categoria d’informes de l’article en altres exportacions de la categoria d’articles.
Per exemple, si importes l’article següent a la categoria d’articles, la categoria d’informes de l’article es definirà automàticament com a «Suèters».
| Nom de l’article | Categories | Categoria dels informes |
|---|---|---|
| Dessuadora amb logotip | Dessuadores |
: Les exportacions de la categoria d’articles que es facin d’ara endavant mostraran que la categoria d’informes de l’article és «Dessuadores».
| Nom de l’article | Categories | Categoria dels informes |
|---|---|---|
| Dessuadora amb logotip | Dessuadores | Dessuadores |
Si importes un article amb dues o més categories i deixes el camp Categoria d’informes en blanc, l’article no tindrà cap categoria d’informes un cop importat. Square no selecciona automàticament una categoria d’informes per als articles que pertanyen a dues o més.
Si vols que les vendes d’un article s’atribueixin a una categoria de l’informe de vendes per categoria, assegura’t d’especificar quins elements de la columna Categories s’han de fer servir com a categoria d’informes de l’article a la columna Categoria d’informes de la plantilla d’importació.
| Nom de l’article | Categories | Categoria dels informes |
|---|---|---|
| Dessuadora amb logotip | Novetats, Dessuadores |
: Les exportacions de la categoria d’articles que es facin d’ara endavant mostraran que l’article no té una categoria d’informes definida.
| Nom de l’article | Categories | Categoria dels informes |
|---|---|---|
| Dessuadora amb logotip | Novetats, Dessuadores |
Pas 4. Puja la col·lecció d’articles modificada
Un cop hagis acabat d’actualitzar el fitxer, pots importar el full de càlcul al Tauler de control de Square per posar al dia la col·lecció d’articles. Abans de pujar el fitxer modificat:
Assegura’t que el fitxer Excel (XLSX) o CSV inclogui les columnes obligatòries següents: Nom de l’article, Nom de la variant, Descripció i SKU. Si tens més d’un punt de venda, també ha d’incloure la columna [Nom del punt de venda] activat.
Assegura’t que la capçalera de la columna Impostos tingui el format correcte, és a dir, que inclogui el percentatge entre parèntesis. Per exemple: Impost sobre les vendes (7 %).
Per pujar la col·lecció d’articles modificada:
Inicia la sessió al Tauler de control de Square i fes clic a Articles.
Fes clic al menú desplegable Accions i a Importa la col·lecció.
Arrossega i deixa anar el fitxer modificat al requadre corresponent o fes clic a Examina el fitxer per seleccionar el full de càlcul. Fes clic a Següent.
Se’t demanarà que facis coincidir les columnes del document amb els atributs de l’article. Nota: si no has canviat els noms de les columnes al fitxer que has descarregat des de Square, els atributs del producte haurien de coincidir automàticament. Confirma que tots es trobin a les columnes correctes i fes clic a Següent.
El procés d’importació pot tardar uns minuts. Si no reps cap missatge d’error, vol dir que la teva col·lecció d’articles s’ha importat correctament.
Si no s’ha pogut fer, és possible que el fitxer contingui errors que s’hagin de resoldre per poder acabar de pujar-lo. Si el fitxer conté errors, pots acceptar les modificacions automàtiques per arreglar-lo o fer-ho manualment i després tornar-lo a pujar.
Articles relacionats
Resoldre els problemes d’importació de la col·lecció d’articles
Consulta informes de vendes per article, categoria i amb modificadors