Importer des articles en vrac dans le Tableau de bord Square
À propos de l’importation en vrac d’articles
Si vous souhaitez ajouter plusieurs articles à votre catalogue en une seule fois, vous pouvez utiliser l’outil d’importation d’articles de Square pour effectuer des ajouts ou des modifications en vrac à votre catalogue à l’aide d’une feuille de calcul. La fonctionnalité d’importation est utile si vous avez un grand catalogue d’articles, plutôt que de saisir ou de mettre à jour manuellement les articles un par un. L’outil d’importation peut être utilisé pour téléverser votre catalogue pour la première fois, pour le modifier ou le transférer vers un autre compte Square.
Avant de commencer
Vous pouvez importer en vrac des articles dans le Tableau de bord Square à partir d’un navigateur Web sur un ordinateur portable ou de bureau.
Si vous utilisez l’outil d’importation pour modifier un catalogue d’articles existant, nous vous recommandons d’exporter une copie de votre catalogue et d’enregistrer un fichier distinct avant de continuer. Vous pourrez alors toujours revenir au catalogue antérieur si vous rencontrez des problèmes ou si vous perdez des informations.
Étape 1. Télécharger le modèle de votre catalogue
Lorsque vous téléchargez le modèle de votre catalogue d’articles, le fichier est formaté en texte et non en chiffres. Si vous souhaitez utiliser le modèle pour exécuter des fonctions avec des nombres, vous devez appliquer un format numérique au fichier téléchargé.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Articles.
- Cliquez sur le menu déroulant Actions > cliquez sur Exporter le catalogue.
- Cliquez sur Catalogue vierge à importer pour télécharger le modèle.
- Cliquez sur Exporter pour télécharger le modèle et le fichier Excel (.xlsx) sera automatiquement téléchargé sur votre bureau.
- Ouvrez le fichier téléchargé. Le nom du fichier est « template-AAAA-MM-JJ-XXXX.xlsx ».
- Consultez les instructions dans le haut du fichier et l’exemple de texte au-dessus de chaque champ de colonne pour commencer les modifications.
Avant d’exporter votre catalogue, mettez à jour vos filtres en fonction des articles que vous souhaitez exporter. L’exportation contient uniquement les articles actuellement affichés.
- Connectez-vous au Tableau de bord Square et cliquez sur Articles.
- Cliquez sur le menu déroulant Actions > cliquez sur Exporter le catalogue.
- Choisissez d’exporter tous les articles ou les articles correspondant aux filtres appliqués.
- Choisissez entre un format de fichier Excel ou CSV (nous vous recommandons fortement de télécharger le format Excel (.xlsx)).
- Cliquez sur Exporter. Une feuille de calcul devrait se télécharger automatiquement sur votre ordinateur.
Étape 2. Transférer des articles entre deux comptes Square (facultatif)
Cette étape ne concerne que les vendeurs Square qui souhaitent transférer des articles entre des comptes Square. Si ce n’est pas votre intention, passez directement à l’étape 3.
Si vous avez créé un nouveau compte Square et que vous souhaitez transférer des articles d’un compte Square existant vers un nouveau compte, l’outil d’importation/exportation peut être utilisé, mais des étapes supplémentaires sont nécessaires.
Une fois que vous avez téléchargé le fichier Excel, vous devez y apporter quelques modifications avant de transférer vos articles vers votre deuxième compte.
Supprimer les jetons spécifiques à un point de vente
Les jetons sont des étiquettes uniques créées par Square pour chaque variante d’article. Pour transférer des articles dans un nouveau compte, le champ du jeton doit être vide.
Ne supprimez pas la colonne entière. La colonne Jeton et l’en-tête de la colonne Jeton sont nécessaires pour réussir l’importation.
Modifier les noms spécifiques à un point de vente
Si votre nouveau compte contient différents noms de points de vente, vous devrez mettre à jour les noms des points de vente dans les en-têtes spécifiques aux points de vente pour qu’ils correspondent aux nouveaux noms des points de vente. Si vous n’utilisez pas la gestion des stocks, la plupart des valeurs des cellules peuvent être vides, et vous pouvez les laisser vides.
Si le compte à partir duquel vous copiez les données contient :
plus de points de vente que le nouveau compte, vous n’avez pas besoin de supprimer les colonnes supplémentaires spécifiques au point de vente. Les colonnes supplémentaires seront ignorées.
moins de points de vente que le nouveau compte, vous devez ajouter le nombre manquant de colonnes spécifiques au point de vente. La seule colonne spécifique au point de vente que tous les points de vente doivent avoir est la colonne « Point de vente activé ». Les autres colonnes spécifiques au point de vente sont facultatives.
Étape 3. Modifier la feuille de calcul du catalogue d’articles
Pour modifier le fichier Excel (.xlsx), nous vous recommandons d’utiliser la version la plus récente du tableur.
- Mettez à jour les colonnes du modèle avec les informations de vos articles. Lorsque vous modifiez le modèle :
- vous ne pouvez pas créer ou modifier un type d’unité ou une précision d’unité à partir d’une feuille de calcul Excel. Vous avez seulement la possibilité de sélectionner l’une des unités existantes dans le menu déroulant de la cellule.
- Ne modifiez jamais les données de la colonne Jeton.
- Ne réorganisez pas et ne supprimez pas les colonnes. La modification des colonnes produit une erreur durant l’importation du catalogue dans le Tableau de bord.
- Si vous laissez le champ Catégorie vide, l’article apparaîtra comme Sans catégorie dans le catalogue d’articles du Tableau de bord. Si vous réimportez un article existant qui appartient déjà à une catégorie et que vous laissez le champ Catégorie vide, il ne sera pas supprimé de la catégorie existante à laquelle il appartient.
- Toutes les nouvelles valeurs saisies dans la colonne Catégorie créeront de nouvelles catégories dans le catalogue d’articles du Tableau de bord.
- Quand le champ Prix est laissé vide ou si le mot Variable est saisi, un article à prix variable est créé.
- Si vous laissez le champ Ensemble de modificateurs vide, l’option sera désactivée par défaut. Inscrivez O (Oui) dans le champ Ensemble de modificateurs approprié pour appliquer un modificateur spécifique à un article.
- Toute modification saisie dans la colonne Nouvelle quantité remplace la quantité actuelle des articles. Si vous saisissez le chiffre 0 dans la colonne Nouvelle quantité, la quantité en stock de cet article pour ce point de vente sera mise à zéro.
- Vous pouvez définir spécifiquement des prix, des quantités de stock ou des disponibilités par point de vente via les colonnes Point de vente.
- Les articles qui utilisent la mise en forme de texte riche auront des balises HTML incluses dans les descriptions des articles dans le fichier exporté (les balises HTML sont de petits morceaux de code, par exemple « </p> » et « </br> »).
- Quand vous avez terminé les modifications du catalogue d’articles, enregistrez le fichier Excel sur votre ordinateur.
Les informations suivantes ne s’appliquent que si vous importez des articles dans un fichier CSV, pas dans un fichier Excel (.xlsx).
Vous ne pouvez pas créer ou modifier un type d’unité ou une précision d’unité à partir d’un fichier CSV. Si vous utilisez un fichier CSV, vous devez saisir manuellement l’unité et la précision. Assurez-vous de saisir le nom complet du type d’unité et la précision. N’utilisez pas d’abréviations, sinon la cellule renverra une erreur.
Même si vous pouvez importer les données CSV dans une feuille de calcul, si le catalogue d’articles contient des UGS, n’ouvrez pas directement le fichier CSV, car certains tableurs modifient les UGS sans avertissement. Plus précisément, ils peuvent supprimer les zéros initiaux ou les convertir dans un autre format.
Si le fichier CSV contient des UGS, ouvrez les données dans Microsoft Excel ou Google Sheets pour vous assurer qu’il n’y a pas d’erreurs dans le fichier.
Avec l’outil d’importation d’articles de Square, vous pouvez ajouter ou supprimer des articles dans plusieurs catégories ou sous-catégories. Pour ce faire :
Ajoutez un article à plusieurs catégories dans la colonne Catégories en séparant les catégories par une virgule.
Vous pouvez ajouter par exemple un article appelé Chandail avec logo à deux catégories, Nouveautés et Chandails, en écrivant Nouveautés, Chandails.
| Nom de l’article | Catégories |
|---|---|
| Chandail avec logo | Nouveautés, Chandails |
Ajoutez un article à une sous-catégorie dans la colonne Catégories en indiquant la hiérarchie de sa catégorie par le symbole plus grand que (« > »).
Vous pouvez par exemple ajouter un article appelé Casquette de baseball à une sous-catégorie d’accessoires pour femmes appelée Chapeaux et tuques en écrivant Femmes > Accessoires > Chapeaux et tuques.
| Nom de l’article | Catégories |
|---|---|
| Casquette de baseball | Femmes > Accessoires > Chapeaux et tuques |
Vous pouvez ajouter des articles à plusieurs catégories, même si une ou plusieurs d’entre elles sont des sous-catégories.
Vous pouvez par exemple ajouter un article appelé Casquette de baseball à deux catégories, (1) Nouveautés et (2) une sous-catégorie d’accessoires pour femmes appelée Chapeaux et tuques en écrivant Nouveautés, Femmes > Accessoires > Chapeaux et tuques.
| Nom de l’article | Catégories |
|---|---|
| Casquette de baseball | Nouveautés, Femmes > Accessoires > Chapeaux et tuques |
Pour ajouter l’article Casquette de baseball à la fois à une catégorie parente et à une sous-catégorie, vous pourriez écrire Femmes > Accessoires, Femmes > Accessoires > Chapeaux et tuques.
| Nom de l’article | Catégories |
|---|---|
| Casquette de baseball | Femmes > Accessoires, Femmes > Accessoires > Chapeaux et tuques |
Si la catégorie comprend une virgule ou un symbole plus grand que dans son nom, utilisez la barre oblique inverse (« \ ») directement devant la virgule ou le symbole plus grand que comme clé d’échappement. L’outil d’importation pourra alors savoir que le symbole fait partie du nom de la catégorie.
Comprendre la catégorie de rapport
Les ventes de votre article sont attribuées à sa catégorie de rapport dans la catégorie Rapport de vente. Un article ne peut avoir qu’une seule catégorie de rapport.
Si vous importez un article dans la colonne « Catégories » et que vous laissez le champ « Catégorie de rapport » vide, Square définit automatiquement cette catégorie comme catégorie de rapport de l’article. Cette catégorie sera incluse à la fois dans le champ « Catégories » et dans le champ « Catégorie de rapport » pour cet article dans les futures exportations du catalogue d’articles.
De même, si vous importez un article pour lequel l’option « Catégorie de rapport » est définie et que vous laissez le champ « Catégories » vide, le champ « Catégories » inclura également la catégorie de rapport de l’article dans les futures exportations du catalogue d’articles.
Par exemple, si vous importez l’article suivant dans votre catalogue d’articles, la catégorie de rapport de l’article sera automatiquement définie sur « Chandails ».
| Nom de l’article | Catégories | Catégorie de rapport |
|---|---|---|
| Chandail avec logo | Chandails |
: Les futures exportations du catalogue d’articles montreront que la catégorie de rapport de l’article est « Chandails ».
| Nom de l’article | Catégories | Catégorie de rapport |
|---|---|---|
| Chandail avec logo | Chandails | Chandails |
Si vous importez un article avec deux catégories ou plus et que vous laissez le champ « Catégorie de rapport » vide, l’article n’aura pas de catégorie de rapport après son importation. En effet, Square ne sélectionne pas automatiquement une catégorie de rapport pour les articles qui appartiennent à deux catégories ou plus.
Assurez-vous de préciser les catégories dans la colonne « Catégories » qui doivent être utilisées comme catégorie de rapport de l’article dans la colonne « Catégorie de rapport » du modèle d’importation si vous souhaitez que les ventes de l’article soient attribuées à une catégorie dans le rapport « Ventes par catégorie ».
| Nom de l’article | Catégories | Catégorie de rapport |
|---|---|---|
| Chandail avec logo | Nouveautés, Chandails |
: Les futures exportations du catalogue d’articles montreront que l’article n’a pas de catégorie de rapport définie.
| Nom de l’article | Catégories | Catégorie de rapport |
|---|---|---|
| Chandail avec logo | Nouveautés, Chandails |
Étape 4 : Téléverser le catalogue d’articles modifié
Lorsque vous avez terminé de modifier le fichier, vous pouvez importer la feuille de calcul dans le Tableau de bord Square pour mettre à jour le catalogue d’articles. Avant de téléverser le fichier modifié :
Vérifiez si les colonnes obligatoires suivantes apparaissent dans le fichier Excel (.xlsx) ou CSV : Nom de l’article, Nom de la variante, Description et UGS. Si vous avez plusieurs points de vente, la colonne [Nom du point de vente] activé est également requise.
Assurez-vous que la colonne Taxe contient bien le format d’en-tête requis. Le pourcentage de la taxe doit être précisé entre parenthèses dans l’en-tête. Par exemple : Taxe de vente (7 %).
Pour téléverser le catalogue d’articles modifié :
Connectez-vous à votre Tableau de bord Square et cliquez sur Articles.
Cliquez sur le menu déroulant Actions, puis sur Importer le catalogue.
Glissez-déposez le fichier modifié dans la zone de téléversement ou cliquez sur Parcourir les fichiers pour sélectionner la feuille de calcul. Cliquez sur Suivant.
Vous devrez ensuite aligner les colonnes du document avec les attributs de l’article. Remarque : Si vous n’avez pas changé les noms de colonnes du fichier téléchargé à partir de Square, les attributs de produit devraient être automatiquement alignés. Confirmez que chaque attribut d’article est aligné sur la bonne colonne, puis cliquez sur Suivant.
Le processus d’importation peut prendre quelques minutes. Si vous ne recevez pas de message d’erreur, alors le catalogue d’articles a bien été importé.
Si l’importation échoue, votre fichier contient probablement des erreurs à corriger avant de pouvoir effectuer le téléversement. Si le fichier comporte des erreurs, vous pouvez choisir d’accepter les modifications automatiques pour les corriger ou de les corriger manuellement dans votre fichier et de le téléverser à nouveau.