Créer et gérer des estimations
Grâce à Factures Square, vous pouvez envoyer une estimation à vos clients afin qu’ils puissent examiner un devis avant d’acheter les biens ou les services. Une fois acceptée, l’estimation peut être rapidement convertie en facture pour vous faire payer rapidement.
Vous pouvez également envoyer des estimations à offres multiples afin de proposer des articles et des services multiples à partir d’une seule estimation. Remarque : Les offres multiples sont une fonctionnalité de Factures Square Plus.
Envoyer une estimation en ligne
- Accédez à Factures dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur Estimations > Créer une estimation.
- Créez un nouveau client ou ajoutez un client existant à partir de votre Répertoire de clients. Vous pouvez saisir jusqu’à neuf destinataires supplémentaires.
- Ajoutez un titre facultatif à l’estimation ou modifiez l’ID de la facture pour que les informations correspondent avec celles de vos dossiers.
- Ajoutez un message personnalisé facultatif.
- Annexez des pièces jointes facultatives. Remarque : Annexez jusqu’à 10 fichiers totalisant 25 Mo. Types de fichier pris en charge : JPG, PNG, GIF, TIFF, BMP et PDF. Ne joignez pas d’informations personnelles confidentielles ou de contenu illégal. Square peut utiliser le contenu que vous téléchargez pour contester les rétrofacturations en votre nom.
- Cliquez sur Suivant.
- Sélectionnez la date d’échéance et la date du service (le cas échéant).
- Ajoutez des articles au moyen de la recherche ou de la lecture du code à barres, puis appliquez les modificateurs, les notes ou les taxes.
- Cliquez sur Ajouter une remise pour ajouter toute remise applicable à la totalité de la facture.
- Ajoutez un calendrier de paiement pour demander un acompte initial ou pour fractionner le solde en jalons. Remarque : Le paiement en jalons est une fonctionnalité de Factures Plus.
- Le cas échéant, ajoutez jusqu’à neuf offres. Remarque : Il s’agit d’une fonctionnalité de Factures Plus.
- Cliquez sur Suivant.
- Choisissez de partager l’estimation par courriel ou manuellement. Vous pouvez également sélectionner une date d’envoi et une date d’expiration.
- Cliquez sur Enregistrer comme ébauche pour continuer à créer des ébauches ou cliquez sur Envoyer lorsque vous avez finalisé l’estimation.
Pour télécharger un fichier en format .CSV de vos estimations de facture, cliquez sur Exporter sous l’onglet Estimations.
Envoyer une estimation à partir de l’application Factures
- À partir de l’application Factures Square, touchez + > Estimation.
- Créez un nouveau client ou ajoutez un client existant à partir de votre Répertoire de clients.
- Ajoutez un titre à l’estimation (facultatif) ou un nº d’estimation personnalisé.
- Ajoutez une pièce jointe facultative.
- Touchez Ajouter une estimation.
- Ajoutez les articles ou les remises (le cas échéant).
- Ajoutez un calendrier de paiement pour demander un acompte initial ou pour fractionner le solde en jalons. Remarque : Le fractionnement en jalons est une fonctionnalité de Factures Plus.
- Ajoutez la date du service (le cas échéant) et la date d’échéance.
- Vous avez la possibilité d’ajouter jusqu’à neuf offres pour donner à vos clients la possibilité de choisir parmi plusieurs options. Remarque : Les offres multiples font partie des fonctionnalités de Factures Plus.
- Touchez Prévisualiser et envoyer.
- Confirmez le mode de communication, la date d’envoi et la date d’expiration.
- Activez ou désactivez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte pour automatiser la transformation de l’estimation en facture.
- Touchez Envoyer l’estimation.
Remarque : L’option permettant l’envoi d’une estimation n’est pas encore offerte dans l’application Solution PDV Square. Pour consulter vos estimations, ouvrez l’application Factures ou votre Tableau de bord Square en ligne.
Créer une estimation avec plusieurs offres
Factures Square Plus vous permet d’envoyer une estimation avec des offres multiples comprenant des articles ou des services groupés avec les prix correspondants, permettant au client de choisir l’offre qui lui convient le mieux. Cela vous permet de passer moins de temps à envoyer des estimations multiples pour le même projet et de passer plus de temps à conclure la vente.
Pour créer une estimation à offres multiples :
Accédez à la Aperçu de Vente en ligne Square et cliquez sur Estimations.
Cliquez sur Créer une estimation.
Fournissez les informations sur le client et les détails de l’estimation. Cliquez sur Suivant.
Saisissez les détails des paiements et des articles de l’estimation.
Sous Ajouter une offre, cliquez sur l’icône +. Saisissez un titre et une description facultatifs. Vous pouvez également dupliquer ou supprimer l’offre. Cliquez sur Suivant.
Indiquez les options de communication et prévisualisez l’estimation. Cliquez sur Envoyer.
Remarque : Vous pouvez envoyer un minimum de deux offres et un maximum de neuf.
Convertir une estimation en facture
Une fois l’estimation acceptée par le client, il suffit de la convertir en facture pour que le client puisse payer.
- À partir de l’onglet Estimations de votre Tableau de bord Square en ligne.
- Cliquez sur •••, puis touchez Convertir en facture.
- Vérifiez les détails de la facture et apportez les modifications souhaitées.
- Cliquez sur Envoyer.
Convertir automatiquement les estimations acceptées en factures
Avec Factures Square Plus, vous pouvez choisir de convertir automatiquement votre estimation en facture une fois que votre client l’a acceptée, ou d’enregistrer la facture en tant que brouillon pour l’envoyer ultérieurement. Si vous choisissez de convertir automatiquement les estimations en factures, le titre et la description de la facture resteront les mêmes que l’estimation, et le client pourra effectuer le paiement dès qu’il l’aura acceptée.
- À l’étape Détails, activez l’option Convertir automatiquement l’estimation en facture lorsque le client l’accepte.
- Vos préférences de modèle de facture par défaut seront utilisées pour convertir votre estimation en facture. Vous pouvez modifier les préférences de modèle de facture par le biais du menu déroulant. Vous pouvez modifier ou créer de nouveaux modèles de facture dans votre Tableau de bord Square en ligne.
- Quand une estimation est convertie automatiquement en facture, la facture convertie utilisera le même mode d’envoi que l’estimation. Par conséquent, si une estimation est envoyée par texto, la facture convertie automatiquement sera également envoyée par texto.
- Les paramètres par défaut de la facture s’appliquent pour les champs qui ne s’affichent pas dans l’estimation. Par exemple, les rappels de facture sont basés sur les paramètres par défaut de la facture. Vous pouvez désactiver cette fonctionnalité à tout moment pour n’importe quelle estimation.
Questions fréquentes au sujet des estimations
Abonnez-vous à Factures Plus Square pour mettre à niveau votre processus de facturation. Accédez aux estimations à offres multiples, convertissez automatiquement les estimations acceptées en factures, créez des champs personnalisés et des modèles de contenu, et bien plus encore. Démarrez avec un essai gratuit de 30 jours.
Une fois qu’une estimation comportant plusieurs offres a été envoyée, elle apparaît sous l’onglet Estimations. Vous pouvez cliquer sur l’estimation pour en consulter les détails, afficher les offres refusées (le cas échéant), Modifier l’estimation ou la Marquer comme acceptée. Si le client a accepté l’estimation, vous verrez l’option permettant de la Convertir en facture manuellement.
Les estimations à offres multiples comportent des fonctionnalités limitées dans l’application Solution PDV Square. À l’heure actuelle, cette fonctionnalité n’est pas accessible avec l’application Factures Square. Accédez à votre Tableau de bord Square en ligne pour avoir un plein accès à la fonctionnalité.
Les estimations à offres multiples comportent un minimum de deux offres et un maximum de neuf. Vous pouvez dupliquer ou supprimer les offres selon les besoins.
Les estimations ne sont pas des transactions qui figurent dans les rapports. Aucune somme d’argent n’est transférée dans le cas d’une estimation; elle est fournie strictement pour que les clients sachent quels seront les coûts et la portée d’un service avant sa prestation.
Oui. Apprenez comment Envoyer des factures par message texte.