Crea y administra órdenes de compra
Acerca de las órdenes de compra
Las órdenes de compra te ayudan a hacer un seguimiento de los productos, administrar a los proveedores y recibir inventario a través del Panel de Datos Square o la aplicación PDV Square.
Cuando creas una orden de compra, puedes seleccionar artículos de tu surtido existente o ingresar manualmente la información como el nombre, el precio y el costo por unidad de un artículo nuevo. El surtido de artículos se muestra como un menú desplegable para una selección rápida.
Antes de comenzar
Puedes crear órdenes de compra desde la aplicación de PDV Square para Tiendas en dispositivos iOS o en el Panel de Datos Square.
Es posible agregar hasta un máximo de 500 artículos diferentes a cada orden de compra.
Actualmente, las órdenes de compra no admiten el pedido ni la recepción de cantidades decimales, solo números enteros.
Crear órdenes de compra
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios (o bien a Artículos y menús o Artículos e inventario) > Administración de inventario > Órdenes de compra.
- Haz clic en Crear.
- Ingresa los detalles de la orden de compra, como el nombre del proveedor, la sucursal de entrega, la fecha prevista y la información del artículo. Para buscar un proveedor que ya tengas configurado, empieza a escribir en el campo de proveedor y selecciona uno de los resultados. Si el proveedor no existe, selecciona Crear proveedor para agregar uno nuevo.
- Para agregar artículos, usa la barra de búsqueda para encontrarlos en el surtido o selecciona el ícono del lector de códigos de barras para escanearlos.
- Si es necesario, selecciona Agregar impuesto e indica el tipo de impuesto o el monto > Listo.
- Agrega la dirección de correo electrónico del proveedor y una nota opcional. Para consultar la orden de compra antes de pulsar Enviar, haz clic en Vista previa del correo electrónico.
- Si quieres conservar una copia de la orden de compra, selecciona Enviarme una copia, Guardar como PDF o Guardar como CSV.
- Haz clic en Enviar o en Listo.
También puedes crear una orden de compra desde tu surtido de artículos o desde la vista de ventas directas. Desde cualquiera de las dos páginas, selecciona el menú de acciones y elige Crear orden de compra o Elegir orden de compra existente para agregar artículos a una orden que ya tengas creada.
Desde la aplicación PDV Square con el modo de tienda activado o la aplicación PDV Square para Tiendas:
- Abre tu aplicación de punto de venta y luego pulsa Inventario.
- Pulsa Órdenes de compra > Crear orden de compra.
- Selecciona un proveedor existente o pulsa Crear nuevo proveedor. Pulsa Continuar.
- Con la barra de búsqueda o un escáner de código de barras compatible, selecciona los artículos que deseas aplicar a la orden de compra y pulsa Continuar. Para consultar solo los artículos asociados con el proveedor actual, habilita el filtro “Solo nombre del proveedor” durante la búsqueda.
- Agrega cantidades, un código de proveedor y un costo por unidad. Para hacer un ajuste, pulsa el campo correspondiente. Pulsa Continuar.
- Revisa la información de la orden de compra.
- Agrega una fecha esperada, los impuestos pertinentes y una nota opcional.
- Pulsa Crear o Guardar para completar el borrador en otro momento.
Cuando crees la orden de compra, puedes enviarte una copia a ti o al proveedor. También puedes agregar una nota opcional.
Cuando crees una orden de compra para un proveedor existente, la variante del artículo se asociará con ese proveedor y su costo de compra. Los artículos asociados con un proveedor serán visibles en la pestaña Vendors en tu Surtido de artículos.
Crear artículos a partir de órdenes de compra
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios > Órdenes de compra.
- Haz clic en Crear.
- Ingresa la información del pedido y el nombre del artículo que deseas crear.
- Haz clic en Crear o Guardar como borrador.
Desde la aplicación PDV Square con el modo ventas activado o la aplicación PDV de Square para Tiendas:
- Abre la aplicación y pulsa Inventario.
- Pulsa Órdenes de compra > Crear orden de compra.
- Escribe Crear proveedor o selecciona uno existente. Pulsa Continuar.
- Busca o escanea artículos.
- Ingresa la cantidad del artículo y luego pulsa en Guardar.
- Revisa los detalles del pedido y, luego, pulsa Crear.
- Envía notificaciones para el proveedor o para ti con una nota opcional.
Tu artículo recién creado aparecerá automáticamente en la orden de compra. Es posible agregar un máximo de 500 artículos individuales cada Orden de compra.
Además, en la página de creación de artículos, si haces clic en Ver las propiedades de todos los artículos, puedes agregar otra información, como la sucursal a la que se lleva el nuevo artículo o las variantes de precios.
Recibir una orden de compra
Si el inventario está dañado o no se entregará por alguna otra razón, haz clic en Actualizar junto a la línea de pedido afectada. Puedes marcar los artículos como No se entregará o Dañados e ingresar las cantidades correspondientes. Marcar los artículos como dañados, robados o como una pérdida no afectará tu informe de Costo de los productos vendidos (COGS).
Si recibes una orden de compra, puedes ingresar costos de envío y transporte o de otro tipo al hacer clic en Agregar comisión. Puedes agregar tipos de comisiones, como el envío, y la comisión se asignará a todos los artículos del pedido. Los costos adicionales se incluirán en tu informe de COGS. Agregar comisiones adicionales no afectará el costo por unidad de los artículos individuales en la orden de compra.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios (o bien a Artículos y menús o Artículos e inventario) > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
- Selecciona la orden de compra que recibiste.
- Haz clic en Recibir todas o No recibir ninguna. Para recibir una parte del inventario, haz clic en Recibir en la fila del producto.
- Ingresa el monto que recibes parcialmente.
- Haz clic en Guardar.
Desde la aplicación PDV Square con el modo de tienda activado o la aplicación PDV Square para Tiendas:
- Abre tu aplicación de punto de venta y luego pulsa Inventario. Si usas la aplicación PDV Square para Tiendas en Square Register, pulsa el ícono de la lista en el extremo izquierdo de la pantalla.
- Pulsa Órdenes de compra > luego, pulsa la orden de compra correspondiente.
- Pulsa Recibir artículos > marca los artículos correspondientes a recibir.
- Pulsa Modificar, luego pulsa Recibir por completo para recibir la cantidad total o Recibir parcialmente para recibir solo una parte > luego, pulsa Guardar.
- Pulsa Siguiente para consultar el Resumen de órdenes de compra.
- Pulsa Recibir para completar la recepción.
Editar órdenes de compra
Puedes editar órdenes de compra desde el Panel de Datos Square, la aplicación PDV Square con el modo de tienda activado o desde la aplicación PDV Square para Tiendas.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios (o bien a Artículos y menús o Artículos e inventario) > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
- Haz clic en la orden de compra que quieres editar.
- Haz clic en Editar orden > actualiza la información.
- Haz clic en Guardar.
Cuando se edita una orden de compra, no se genera de manera automática un nuevo correo electrónico para el proveedor. Para asegurarse de que reciban la información actualizada:
- En Órdenes de compra, haz clic en (•••) a la derecha de la orden de compra.
- Haz clic en Enviar como correo electrónico.
- Incluye una nota para explicar que se actualizó la orden de compra.
- Haz clic en Enviar.
También puedes editar una orden de compra directamente desde la aplicación Punto de venta con cualquier dispositivo compatible (iPhone, iPad, Square Terminal y Square Register). Para comenzar, sigue estos pasos:
- Abre la aplicación y pulsa Inventario.
- Pulsa Órdenes de compra > pulsa la orden de compra correspondiente en la lista “Activas”.
- Selecciona los artículos que deben actualizarse para abrir la pantalla “Modificar recepción de artículo”.
- Edita la información correspondiente y repite esos pasos para los artículos afectados.
- Pulsa Guardar para finalizar la edición.
Cancelar una orden de compra
Para cancelar una orden de compra, debes acceder a tus órdenes de compra existentes. Estas pueden ser órdenes de compra recibidas, creadas o importadas previamente. Puedes cancelar una orden de compra directamente desde el Panel de Datos Square.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios (o bien a Artículos y menús o Artículos e inventario) > Artículos > Control de inventario > Órdenes de compra.
Haz clic en los (•••) junto a la orden de compra que deseas cancelar.
Haz clic en Cancelar orden.
Consultar historial de artículos
Puedes consultar el historial de cada artículo de una orden de compra para hacer un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Artículos y servicios (o bien a Artículos y menús o Artículos e inventario) > Administración de inventario > Órdenes de compra.
Selecciona la orden de compra que quieras revisar.
Selecciona un artículo para consultar su historial. El historial de artículos muestra la fecha, el estado, la cantidad, los artículos marcados como no entregados y los artículos recibidos para cada actualización.