Configurar calendarios del equipo
Acerca de los calendarios del equipo
Con Turnos Square, puedes establecer la disponibilidad, agregar turnos y publicar calendarios para ti y para todo tu personal.
La disponibilidad hace referencia a los días y horarios en los que un miembro del equipo puede trabajar. En general, la disponibilidad es recurrente y es independiente de las solicitudes ocasionales de días libres. Por ejemplo, la disponibilidad de un empleado puede indicar que puede trabajar de lunes a viernes, de 10 a. m. a 9 p. m.
Un turno se refiere al periodo que un miembro del equipo trabaja en un puesto. La programación de turnos incluye varios estados de turno, entre ellos, turno programado, turno actual y turno completado. Es posible asignar un miembro del equipo a varios turnos en una jornada laboral.
Antes de comenzar
Algunas funciones avanzadas de registros de horas y administración de turnos solo están disponibles con una suscripción de Turnos Square Plus, como administración de días libres, intercambio de turnos, seguimiento de las horas extras y pozo de propinas.
Las funciones básicas de programación y registros de horas están disponibles sin costo a través de la versión gratuita de Turnos Square, para un máximo de cinco miembros del equipo. Sin embargo, este límite de empleados no aplica para los suscriptores de Nómina Square.
Puedes configurar un máximo de tres turnos por miembro del equipo al día. Las solicitudes de días libres aprobadas se bloquearán al crear el calendario. Obtén más información sobre cómo Administra solicitudes del calendario.
Debes tener agregado al menos un miembro del equipo para configurar tu calendario. Obtén más información sobre cómo Agregar y administrar miembros del equipo.
Configurar disponibilidad de los miembros del equipo
Una vez que agregues a los miembros de tu equipo, asegúrate de que su disponibilidad sea precisa y esté actualizada. Puedes hacer que los miembros de tu equipo establezcan su disponibilidad en la aplicación Mi equipo Square o en el Panel de Datos Square. También puedes configurarla en el Panel de Datos Square.
Los propietarios de la cuenta y los miembros del equipo con permiso de Administrar disponibilidad pueden actualizar la configuración en el Panel de Datos Square.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y ve a Personal y nómina > Programación > Disponibilidad.
- Selecciona la sucursal en el menú desplegable. Si es necesario, puedes seleccionar más de una sucursal para mostrar los turnos y la disponibilidad en cada una de ellas de forma conjunta. Si visualizas la información de más de una sucursal, el cálculo total de las horas se actualizará para incluir todas las sucursales seleccionadas.
- En la fila de un miembro del equipo, selecciona + para abrir su página de disponibilidad para un día específico.
- Activa la opción Disponible todo el día si el miembro del equipo está disponible durante todo el horario comercial programado o indica una Hora de inicio y una Hora de finalización para establecer las horas en las que estará disponible.
- Para agregar otra opción de disponibilidad, selecciona Agregar disponibilidad.
- Para repetir la misma disponibilidad para otros días de la semana, selecciona los días correspondientes en la sección Repetir los.
- Selecciona Guardar.
Los miembros del equipo pueden establecer su propia disponibilidad desde la aplicación Mi Equipo Square. Cada miembro del equipo tiene un máximo de cuatro bloques de disponibilidad.
- Desde la pestaña Inicio de la aplicación Mi equipo Square, pulsa Más.
- Selecciona Disponibilidad. Si usas Nómina Square, selecciona Más > Disponibilidad.
- Selecciona el día de la semana que desees editar para abrir la pantalla Agregar disponibilidad.
- Haz los cambios y selecciona Guardar.
Agregar turnos para los miembros del personal
Después de establecer la disponibilidad del equipo, puedes asignar Turnos a cada miembro del equipo y así empezar a configurar el calendario.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Programación > Calendario.
Selecciona el horario y las sucursales en el menú desplegable. Si visualizas la información de más de una sucursal, el cálculo total de las horas se actualizará para incluir todas las sucursales seleccionadas.
En el menú desplegable selecciona Todos los miembros del equipo para filtrar miembros del equipo o puestos específicos.
En la fila de un miembro del equipo, selecciona + para abrir la pantalla Agregar turno para un día específico.
Comprueba que los miembros del equipo, los puestos y las fechas sean correctos e ingresa una Hora de inicio y una Hora de finalización. Si el miembro del equipo que seleccionaste no está disponible o tiene una disponibilidad parcial para ese día, verás una nota indicándolo.
Agrega una nota opcional y selecciona un color para asociarlo con el miembro del equipo en el calendario. Los miembros del equipo pueden ver las notas cuando reciben su calendario por correo electrónico.
Si deseas repetir el mismo turno para otro día de la semana, selecciona los días en el menú desplegable Repetir turno.
Selecciona Guardar.
Repite los pasos para cada miembro del equipo hasta que termines tu calendario.
Agregar turnos abiertos
Si no puedes llenar un turno en particular y quieres abrir la opción a todos los miembros del equipo asociados con un puesto de trabajo en particular, puedes agregar turnos abiertos en tu Panel de Datos Square.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > Programación > Calendario.
Selecciona el horario y las sucursales en el menú desplegable. Si visualizas la información de más de una sucursal, el cálculo total de las horas se actualizará para incluir todas las sucursales seleccionadas.
En el menú desplegable selecciona Todos los miembros del equipo para filtrar miembros del equipo o puestos específicos.
En la fila de un miembro del equipo, selecciona + para abrir la pantalla Agregar turno para un día específico.
Comprueba que los miembros del equipo, los puestos y las fechas sean correctos e ingresa una Hora de inicio y una Hora de finalización. Si el miembro del equipo que seleccionaste no está disponible o tiene una disponibilidad parcial para ese día, verás una nota indicándolo.
Agrega una nota opcional y selecciona un color para asociarlo con el miembro del equipo en el calendario. Los miembros del equipo pueden ver las notas cuando reciben su calendario por correo electrónico.
Si deseas repetir el mismo turno para otro día de la semana, selecciona los días en el menú desplegable Repetir turno.
Selecciona Guardar.
Repite los pasos para cada miembro del equipo hasta que termines tu calendario.
Agregar turnos abiertos
Si no puedes llenar un turno en particular y quieres abrir la opción a todos los miembros del equipo asociados con un puesto de trabajo en particular, puedes agregar turnos abiertos en tu Panel de Datos Square.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Personal y nómina > Programación > Calendario.
Selecciona el horario y la sucursal correspondientes en los menús desplegables. Puedes seleccionar más de una sucursal para mostrar los turnos y la disponibilidad en cada una de ellas de forma conjunta. Si visualizas la información de más de una sucursal, el cálculo total de las horas se actualizará para incluir todas las sucursales seleccionadas.
En la fila Abrir turnos, selecciona + para abrir la pantalla Agregar turno para un día específico.
Comprueba que los puestos y las fechas sean correctos e indica una Hora de inicio y una Hora de finalización.
Agrega una nota opcional y selecciona un color para asociarlo con el turno abierto en el calendario. Las notas para turnos abiertos son visibles solo para la persona que crea la programación y no aparecen para los miembros del equipo.
Si deseas repetir el mismo turno abierto para otro día de la semana, selecciona los días en el menú desplegable Repetir turno.
Selecciona Guardar. Repite los pasos anteriores para los días en que desees agregar un turno abierto.
Publica e imprime el calendario
Puedes publicar e imprimir tu calendario desde el Panel de Datos Square.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Personal y nómina > Programación > Calendario.
Una vez que termines de crear tu calendario, selecciona Publicar.
Consulta el resumen para ver el número total de miembros del equipo programados, el recuento total de turnos y de horas, y elige si deseas Notificar solo a los miembros del equipo afectados o Notificar a todos los miembros del equipo.
Selecciona Publicar calendario.
Los miembros de tu equipo recibirán una notificación por correo electrónico con su nuevo calendario, junto con la opción de verlo desde la aplicación Mi equipo Square.
Una vez que publiques tu calendario, puedes imprimir una versión física.
Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Personal y nómina > Programación > Turnos.
Selecciona … > Imprimir.