Prévention des litiges
Même si les litiges entourant des paiements sont peu courants, ils sont un risque que vous acceptez de courir en encaissant des paiements par carte. Les précautions suivantes vous permettent de réduire ce risque et de vous préparer à réagir si vous recevez l’avis qu’un paiement est contesté.
Prenez quelques instants pour connaître les meilleures pratiques en matière d’acceptation des cartes de paiement et de prévention de la fraude.
Exposer clairement ses politiques de remboursement, de retour et d’annulation sur les reçus
Rédigez vos politiques de retour, de remboursement et d’annulation et exposez-les clairement sur vos reçus ou toute autre convention convenue au point de vente. Le fait d’afficher une politique d’interdiction des retours, des remboursements et des annulations ne suffit pas à faire connaître les politiques de votre entreprise.
Utiliser un nom d’entreprise facile à reconnaître sur les relevés bancaires des clients
Utilisez un nom d’entreprise qui reflète les services ou les biens que vous offrez. Si votre entreprise n’a pas de nom, il est recommandé d’indiquer votre service suivi du nom de la ville où vous exercez principalement (Taxi - Montréal, QC, par ex.). Nous vous déconseillons d’utiliser votre nom comme nom d’entreprise, car votre client ne le reconnaîtra peut-être pas lorsqu’il figurera sur son relevé bancaire.
Communiquer avec ses clients
Restez en communication constante avec votre clientèle et faites preuve de franchise dans vos échanges. Énoncez clairement les attentes en matière de tarification, de taxes, d’expédition et de livraison.
Notez également que vous pouvez toujours renvoyer un reçu à partir de votre appareil mobile ou du Tableau de bord Square.
Joindre un contrat
Pour éviter les malentendus et les retards de paiement, l’un des meilleurs moyens consiste à établir un contrat. Les contrats définissent clairement vos obligations respectives, à vous et à votre client, à l’égard des transactions, réduisent le risque d’un litige et vous donnent de meilleures chances d’obtenir un paiement.
Vous pouvez également envisager d’utiliser l’un de nos modèles de contrat pour élaborer vos propres conditions. L’utilisation de contrats peut aider à établir de bonnes relations avec les clients et à éviter les litiges en définissant leurs attentes dès le départ. Jetez un coup d’œil aux contrats que nous mettons à votre disposition avec les fonctionnalités de Contrats Square.
Si vous utilisez Factures Square pour recevoir des paiements, vous pouvez joindre un contrat directement à la facture des clients. Même si les contrats ne conviennent pas à toutes les entreprises, leur valeur est inestimable pour les ventes en gros ou pour les entreprises fonctionnant avec des projets.
Avec Factures Square, vous pouvez joindre une copie de contrat directement à la facture des clients. Pour vous familiariser avec la création de contrat, notre équipe a créé deux modèles que vous pouvez utiliser.
Apprenez comment Annexer un contrat aux factures ou aux estimations en ligne.
Si vous utilisez Rendez-vous Square pour accepter les paiements de vos services ou de vos articles, vous pouvez joindre un contrat directement au rendez-vous des clients. Même si les contrats ne conviennent pas à toutes les entreprises, leur valeur est inestimable pour les ventes en gros ou pour les entreprises fonctionnant avec des projets.
Découvrez comment Envoyer des contrats numériques aux clients avec Rendez-vous Square.
Si vous avez besoin d’aide pour joindre un contrat ou un fichier à votre Facture ou Rendez-vous, notre Centre d’assistance peut vous aider.
Remarque : Square n’est pas un cabinet d’avocats, un avocat ou un conseiller professionnel dans un secteur d’activité. Square offre ce modèle à des particuliers qui choisissent de rédiger eux-mêmes leurs documents contractuels et ils ne peuvent être considérés comme un avis juridique.