Gestiona reembolsos de clientes
Acerca de los reembolsos
Cuando un cliente solicita un reembolso, siempre puedes emitir un reembolso total, parcial o por artículos al comprador, según la solicitud. Los pagos procesados a través de Square pueden reembolsarse en el transcurso de un año a partir de la fecha original de la transacción, ya sea desde el Panel de Datos Square o desde la aplicación PDV Square. Una vez finalizado este plazo, deberás emitir reembolsos fuera de Square.
Antes de comenzar
Asegúrate de tener el pedido correcto antes de procesar cualquier reembolso, ya que no se puede cancelar.
No hay límites en la cantidad de reembolsos que puedes procesar, pero Square no permite los reembolsos como forma de aceptar depósitos en garantía o cargos preautorizados (como fianzas de alquiler).
Procesar un reembolso
En las aplicaciones de PDV Square, haz lo siguiente:
- Inicia sesión en la aplicación Punto de venta Square y pulsa Transacciones.
- Selecciona el pago que quieras reembolsar. También puedes buscarlo por número de tarjeta, teléfono, nombre del cliente, recibo, notas o artículo.
- Pulsa Reembolsar.
- Pulsa Seleccionar todos los artículos para reembolsar el total de una venta, selecciona solo artículos específicos para reembolsar o pulsa Importe para reembolsar un importe específico.
- Pulsa Siguiente.
- Elige cómo deseas reembolsar el importe y selecciona el motivo del reembolso.
- Pulsa Reembolsar.
En el Panel de Datos Square, haz lo siguiente:
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y haz clic en Creación de informes > Transacciones.
- Selecciona el pago que quieras reembolsar. También puedes usar los filtros para buscar el pago.
- Haz clic en ••• > Reembolsar.
- Puedes marcar la casilla Artículos para reembolsar el total de una venta o marcar solo artículos específicos para reembolsar. También puedes hacer clic en Reembolsar importe para reembolsar un importe específico y selecciona un motivo para el reembolso.
- Haz clic en Reembolsar.
Para equilibrar tu contabilidad, puedes reembolsar pagos con efectivo, cheques y otras formas de pago en el transcurso de un año a partir de la fecha original de la transacción; sin embargo, Square no procesa fondos para estos tipos de pago, sino que solo funciona como una herramienta de organización. No se cobran comisiones por registrar otras formas de pago. No recibirás notificaciones por correo electrónico de reembolsos en efectivo, cheque u otras formas de pago.
Si un cliente completó un pago mediante la tarjeta Afterpay en el hardware de Square, puedes emitir un reembolso completo o parcial dentro de un año a partir de la fecha original de la transacción. Los vendedores de Square deben reembolsar un pago de Afterpay como lo harían con cualquier otro pago con Square: desde el historial de transacciones a través de la aplicación Punto de venta Square o el Panel de Datos Square.
- Las cuotas pagadas serán reembolsadas al cliente por Afterpay, y se eliminarán los pagos futuros.
- Si se realiza un reembolso parcial, el importe del reembolso se deducirá en primer lugar de las cuotas pendientes, comenzando por la última cuota a pagar. Luego, cualquier importe que sobre se reembolsará directamente a la forma de pago del cliente.
- Los reembolsos parciales pueden tardar varios días en completarse y es posible que el cliente no reciba una notificación inmediata de Afterpay.
Obtén más información acerca de cómo funcionan los reembolsos y las devoluciones en Afterpay en el sitio web de Afterpay.
Las transacciones de Cash App Pay que provengan del saldo almacenado en la aplicación se reembolsarán al saldo de la cuenta de Cash App del cliente. Las transacciones de Cash App Pay que provengan de una tarjeta de débito o una cuenta bancaria asociadas se reembolsarán a la tarjeta original o a la cuenta bancaria.
Cómo funcionan los reembolsos
Los clientes recibirán una notificación por correo electrónico una vez que se inicie un reembolso en Square. El proceso de reembolso puede ser uno de los siguientes:
- Reembolsos completos: Una vez que se inicia un reembolso completo, Square debitará el monto total de la transacción de tu cuenta y acreditará el monto total de la compra a la forma de pago del cliente.
- Reembolsos parciales: El monto que se te debite será proporcional al monto de reembolso parcial solicitado. El importe restante del pago podrá reembolsarse más adelante, si es el caso. Los reembolsos parciales no incluyen impuesto ni propina en los informes.
- Reembolsos detallados: Cuando emita un reembolso detallado, el importe a reembolsar reflejará los impuestos aplicables (p. ej., Impuestos a las Ventas y Servicios) y los descuentos para el o los artículos seleccionados.
- Importes personalizados: Para transacciones con un importe personalizado, tendrás la opción de reembolsar cualquier monto que no supere el total de la venta.
Una vez que el reembolso termine de procesarse, recibirás otra notificación por correo electrónico. Sin embargo, los clientes no recibirán una notificación sobre su reembolso. Si necesitan prueba del reembolso, pueden contactarte directamente para solicitarte un recibo de pago reembolsado. Los clientes también pueden consultar su estado de cuenta para ver si se procesó el reembolso. Los reembolsos de Square aparecerán en el estado de cuenta como SQ*, seguido del nombre y el tipo de negocio del vendedor de Square.
Nota: Las propinas son artículos de línea y se pueden reembolsar individualmente. Como no puedes emitir reembolsos parciales por artículos, no puedes ajustar el monto del reembolso de la propina. Para recibir una propina después de que se haya reembolsado una venta, deberás volver a procesar la tarjeta de pago del cliente.
La forma en que se te cobran los reembolsos depende de tu calendario de transferencias.
- Si recibes transferencias nocturnas automáticas, se utilizará el saldo de tu cuenta de Square para cubrir el importe del reembolso y se realizará un débito de tu cuenta bancaria por cualquier importe restante. Esta actividad se reflejará en tus informes de transferencia el día hábil en que procesaste el reembolso.
- Si tienes un calendario de transferencias manual (incluidas las cuentas con una tarjeta de débito Square), Square podría debitar los fondos de tu cuenta bancaria, incluso si tienes saldo suficiente en tu cuenta de Square para cubrir los importes del reembolso. Esto ocurrirá cuando se solicite un reembolso por un pago efectuado un día anterior.
Los fondos retirados del saldo de tu cuenta para cubrir los reembolsos de los clientes se reflejarán como un elemento de línea “Ajuste” en tu actividad de transferencia que se encuentra en el Panel de Datos Square > Banco > Saldo. Es posible que no se aprueben las solicitudes de reembolso que tu saldo Square no pueda cubrir.
Una vez que se inicia un reembolso, tu cliente debe ver una transacción pendiente en su cuenta bancaria por el importe del reembolso en el transcurso de 1 a 3 días hábiles. En última instancia, el plazo para publicar la transacción depende del banco emisor de la tarjeta. Las notificaciones de transacciones pendientes se aplican actualmente a pagos realizados con Visa, American Express o Mastercard. Las notificaciones de transacciones pendientes no se aplicarán a pagos realizados con otras redes de tarjetas.
Square suele tardar entre 2 y 7 días hábiles en tramitar los reembolsos. Una vez tramitados y enviados al banco emisor de la tarjeta del cliente, pueden tardar también entre 2 y 7 días hábiles en aparecer en su cuenta (según lo que establezca la entidad bancaria). En total, puede tardar entre 9 y 14 días para que el cliente reciba el reembolso.
Cuando se rechaza un reembolso a una tarjeta de pago, el comprador recibirá automáticamente una notificación sobre el rechazo. En tales casos, pueden suceder varias cosas:
- Si se activó una tarjeta nueva con el mismo emisor de tarjeta, el reembolso normalmente se acredita a la tarjeta de pago nueva. El cliente puede confirmarlo con el emisor de la tarjeta.
- Si la cuenta se cerró hace poco (en los últimos dos meses), es posible que el reembolso se acredite; en tal caso, lo que suele pasar es que el emisor de la tarjeta se comunica directamente con el comprador para indicar cuáles son los pasos a seguir.
- Si la cuenta se cerró hace algún tiempo (más de dos meses), el crédito no se podrá aplicar. En este caso, te notificaremos el fallo y se te indicará que emitas una forma alternativa de pago al comprador para completar el reembolso (como efectivo, cheque o crédito de tarjeta de regalo).
Si el reembolso se pierde, pídele al cliente que se comunique con el banco emisor de la tarjeta para encontrar el reembolso. Si no pueden encontrar el crédito después de haber hablado con el banco, comunícate con el equipo de atención al cliente de Square.
Es posible que el cliente haya cancelado o cerrado su tarjeta después de la compra. De ser así, el cliente deberá comunicarse con su banco o emisor de la tarjeta para localizar los fondos reembolsados y asegurarse de que reciba el pago correctamente.
Si su institución financiera solicita información sobre el reembolso de Afterpay, como la fecha, la hora y el monto específicos, el cliente puede comunicarse con Afterpay para solicitar la confirmación del reembolso.
Personaliza tu política de reembolsos
Personaliza tu política de reembolso y de devoluciones desde ajustes Recibo en tu Panel de Datos Square. Tu política aparece en los correos electrónicos, mensajes de texto y recibos impresos. Si no tienes una política de devoluciones, se asume que no hay política. Asegúrate de indicar claramente si no ofreces reembolsos ni garantías. Obtén más información sobre cómo cómo personalizar recibos.
Nota: Todas las principales compañías de tarjetas permiten a los titulares de tarjetas presentar una devolución de pagos en caso de que un cliente pueda demostrar que no recibió el producto o servicio comprado.