Ejecutar nómina para los empleados W-2
Acerca de la administración de nóminas
Nómina Square te ayuda a pagar a todo tu equipo desde la pestaña Nómina de tu Panel de Datos Square importando registro de horas o ingresando manualmente las horas de trabajo. Square calcula los impuestos por ti y envía correos electrónicos automáticamente al personal para avisarles cuando reciben el pago.
Si usas Turnos Square, puedes importar automáticamente las comisiones de tus miembros del equipo de tus ventas a la ejecución de tu nómina. La importación de comisiones funciona junto con la importación de los registros de horas, la importación de propinas y la nómina automática. Los salarios de comisión que se importan a la ejecución de tu nómina también aparecen en los informes de Nómina Square y en los talones de pago de los miembros del equipo.
Una vez que ejecute la nómina, el personal con un inicio de sesión en Nómina Square recibirá un correo electrónico con un enlace para consultar sus talones de pago. Los débitos de la Nómina aparecen en el estado de cuenta bancaria separados de los créditos y débitos de los pagos con tarjeta procesados mediante la aplicación Punto de venta Square.
Antes de comenzar
Para asegurarte de que tus destinatarios de depósito directo reciban su pago el día de pago, procesa la nómina antes de las 8 p. m., hora del Pacífico, en la fecha de vencimiento. Obtén más información sobre cómo edita tu calendario de pagos de Nómina Square.
Para importar comisiones de los registros de horas de Turnos Square de tu equipo, debes configurar el seguimiento de comisiones. Obtén más información sobre cómo configurar el seguimiento de comisiones.
Estas instrucciones son para pagar a empleados W-2. Para pagar a tus contratistas, consulta cómo ejecutar nómina para contratistas.
Ejecutar nómina para los empleados W-2
Puedes ejecutar la nómina de tus empleados W-2 desde el Panel de Datos Square o la Aplicación Mi equipo Square.
- Inicia sesión en el Panel de Datos Square y selecciona Personal y nómina > selecciona Pagar al personal.
- Selecciona Nómina regular > Ejecutar nómina.
- Confirma el período de pago y la fecha de pago.
- Selecciona la Forma de pago: Usar la forma de pago del empleado o Pagar a todo el personal con cheque.
- Si usas el registro de horas con Turnos Square (o una aplicación de registro de horas de terceros compatible), si activaste la importación de propinas o de comisiones, o si requieres que tu equipo declare las propinas en efectivo al marcar salida o cambiar de puesto, selecciona Importar horas y salarios > Importar para importar las horas, propinas o comisiones de tu empleado durante el período de pago.
- Para los miembros del equipo que trabajaron con varias tarifas durante el período de pago, se importan las horas para cada trabajo y la tarifa que trabajaron.
- Si no usas el registro de horas, ingresa la cantidad de horas trabajadas y cualquier monto adicional (si corresponde) para cada empleado en las columnas correspondientes:
- Tarifa: el pago por hora del empleado.
- Horas regulares: cantidad de horas trabajadas que se pagan conforme al salario por hora normal.
- Horas extra: horas extra trabajadas (1.5 multiplicado por el salario por hora).
- Adicional: salarios adicionales asociados al período de pago, como comisiones. Estos montos se gravarán como ingresos y se incluirán en el pago neto del empleado.
- Selecciona el ícono (+) junto a Pago bruto y selecciona cualquier partida adicional por la que le debas pagar al personal e ingresa los montos.
- Doble: el doble del salario por hora.
- Propinas ya pagadas: importe de propinas pagadas en efectivo. Este importe ya debería haberse pagado al empleado y no se enviará en la nómina.
- Propinas en cheque de pago: importe de propinas que deseas pagar al empleado para el período de pago. Este importe se paga al empleado a través de Nómina Square.
- Licencia con goce de sueldo (PTO): horas de PTO usadas en el período de pago. Esta opción está activada de forma predeterminada si configuras el PTO con Nómina Square.
- Licencia por enfermedad: horas de licencia por enfermedad usadas en el período de pago. Esta opción está activada de forma predeterminada si configuras la licencia por enfermedad con Nómina Square.
- Comisiones: comisiones ganadas por un empleado para el período de pago. Esta opción está activada de forma predeterminada si configuras el seguimiento de comisiones.
- Selecciona Continuar.
- En la pantalla Ajustes, confirma los montos de deducción o contribución y haz las ediciones necesarias. También puedes agregar reembolsos, si es necesario. Como nota, los reembolsos no están sujetos a impuestos. Es posible que se apliquen ajustes si configuras beneficios para empleados o deducciones después de impuestos. Si usas Guideline o SimplyInsured para los beneficios, los cambios en la contribución del empleador se deben hacer directamente con Guideline o SimplyInsured, respectivamente.
- Selecciona Continuar.
- Revisa el desglose detallado de la ejecución de nómina y el retiro bancario. Selecciona Confirmar retiro para aprobar y procesar la nómina para el período de pago actual.
- Si es la primera vez que usas Nómina Square, confirma el precio para completar la nómina. Para aceptar, selecciona Siguiente.
- Si pagas al personal con un cheque impreso, selecciona Imprimir cheques para descargar un archivo PDF de los cheques para tu personal.
- Abre la Aplicación Mi equipo Square y selecciona Nómina > Ejecutar nómina.
- Selecciona Nómina regular > Ejecutar nómina.
- Selecciona la Forma de pago: Usar la forma de pago del empleado o Pagar a todo el personal con cheque.
- Si usas un registro de horas, selecciona Agregar turno para un día específico. Verifica la información del miembro del equipo, la sucursal, la tarifa por hora y la entrada marcada y, luego, selecciona Guardar.
- Selecciona Continuar a Horas y ganancias.
- Selecciona Importar horas y salarios para importar las horas, propinas o comisiones del empleado para el período de pago.
- Selecciona Continuar a Ajustes. Desde esta pantalla, puedes consultar y editar cualquier deducción.
- En la pantalla Revisar, corrobora el desglose detallado de la ejecución de nómina y el retiro bancario.
- Selecciona Confirmar retiro para aprobar y procesar la nómina para el período de pago actual.
Los empleados que tengan un panel de datos del personal de Nómina Square recibirán un correo electrónico con un enlace para consultar sus talones de pago. Los débitos de la Nómina aparecen en el estado de la cuenta bancaria separados de los créditos y débitos de los pagos con tarjeta procesados mediante la aplicación Square.